Henkilöauton liiketoiminnassa käyttämiseen on kaksi vaihtoehtoa:
(1) ajoneuvo hankitaan, vuokrataan tai hankitaan leasing-sopimuksella yhtiön nimiin tai
(2) omaa henkilöautoa käytetään liikeyhtiön hyväksi. Valittu vaihtoehto vaikuttaa verotus- ja kustannuslaskentaan, mutta ajopäiväkirjan pitäminen on voimassa molemmissa tapauksissa. Ajopäiväkirjasta on annettu ohjeita artiklan loppuosassa.
Määräyksen pohjalta katsotaan henkilökohtaisen henkilöauton tai moottoriajoneuvonolevan viranomaisen, työntekijän tai oikeushenkilön johtamis- tai valvontaelimen jäsenen käytössä olevan henkilöauton tai moottoriajoneuvon, joka ei ole työnantajan omistuksessa tai hallinnassa. Kirjanpitäjälle toimitetaan kirjallinen päätös/määräys/toimeksianto työntekijän omistaman henkilöauton käytön korvaamiseen. Tässä päätöksessä on mainittava korvauksen saamiseen oikeutetun henkilön tiedot (nimi, korvauksen määrä, ajanjakso, jonka sisällä syntyvät ajokustannukset korvataan). Päätökseen liitetään henkilöauton käyttöoikeudesta todistavan asiakirjan jäljennös. Näiden tietojen ja todellisten maksusuoritusten pohjalta on ilmoitusvelvollisuus kerran vuodessa lomakkeella INF14, joka on toimitettava 10. huhtikuuta mennessä. Määräaikaa siirretään seuraavasta vuodesta lähtien helmikuun 1. päivään.
Oman henkilöauton kohdalla korvataan yritystoiminnan puitteissa tehdyt ajot ajopäiväkirjan mukaisesti (peruskorvaus on max. 0.3 €/km). Verottomasti voidaan korvata enintään 335 euroa yhtä työnantajaa kohtaan. Kirjanpitäjälle on joka kuukauden päättyessä toimitettava ajopäiväkirja, johon on kirjattu seuraavat tiedot: ajoneuvoa käyttäneen henkilön nimi, ajoneuvon rekisterinumero, jokaisen työhön liittyvän ajon osalta matkamittarin alku- ja loppulukema, päiväys ja ajon tarkoitus (niin tarkasti kuin mahdollista, pelkkä selostus ’työhön liittyvä ajo’ ei riitä).
Oman henkilöauton käytön kohdalla on huomioitava, että maksettava korvaus korvaa kaikki kulut (polttoaine, korjaus jne.). Lisäksi kannattaa arvioida, onko maksettava korvaus riittävä, jotta kaikki työhön liittyvät yhden kuukauden ajot voitaisiin verottomasti korvata. Jos korvausta maksetaan yhden kuukauden osalta enemmän, korvausta ei voida kuitata seuraavan kuukauden korvauksella, koska laskelmaa pidetään kuukausipohjalta. Joten jos työn takia joudutaan kerran viikossa ajamaan Tallinnasta Tarttoon ja takaisin (370 km x 4 = 1480 km), niin maksettavan korvauksen määrä on maksimikorvausmäärän (0.3 €/km) kohdalla 444 euroa, joka ylittää verottoman korvauksen rajan 109 eurolla. Tämä 109 euroa olisi ilmoitettava myös TSD-lomakkeessa ja maksettava siitä erityisedusta perittävä vero – yhtiön tulovero ja sosiaaliturvavero (109 eurosta syntyvä verovelvollisuus on 72.21 euroa, kuukauden 10 päivään mennessä). Tässä tapauksessa kannattaisi jo pohtia kotimaan työlähetysmääräyksen laatimista (jos työsopimus sen mahdollistaa) ja silloin korvattaisiin kulut kul
eurolla. Tämä 109 euroa olisi ilmoitettava myös TSD-lomakkeessa ja maksettava siitä erityisedusta perittävä vero – yhtiön tulovero ja sosiaaliturvavero (109 eurosta syntyvä verovelvollisuus on 72.21 euroa, kuukauden 10 päivään mennessä). Tässä tapauksessa kannattaisi jo pohtia kotimaan työlähetysmääräyksen laatimista (jos työsopimus sen mahdollistaa) ja silloin korvattaisiin kulut kulutositteiden pohjalta.
Oman henkilöauton käyttämisen lisäksi voidaan yritykselle ajoneuvo myös ostaa, hankkia leasing-sopimuksella tai vuokrata. Tässä tapauksessa jäävät kaikki ajoneuvoon liittyvät kulut yhtiön vastuulle. On tärkeätä muistaa, että myös työnantajan ajoneuvolla tehdyistä ajoista on pidettävä ajopäiväkirjaa, joka on rakenteeltaan sama kuin oman henkilöauton käyttämisen ajopäiväkirja, mutta siihen merkitään erikseen työhön liittyvät ja yksityiset ajot. Yksityisten ajojen tarkoitusta ei tarvitse erikseen mainita. Lisäksi on huomioitava, että yksityisten ajojen kulut on korvattava työnantajalle tai työnantaja joutuu maksamaan niistä erityisetuveroa. Ajopäiväkirja on toimitettava kirjapitäjälle joka uuden kuukauden alkaessa.
Liikeyhtiön omistaja/työntekijä voi antaa oman henkilöautonsa yhtiön käyttöön joko käyttöoikeus- tai vuokrasopimuksen nojalla (vastikkeettomasti tai vastikkeellisesti), mutta se ei vapauta ajopäiväkirjan pitämisen velvollisuudesta. Tässä tapauksessa katsotaan ajoneuvon olevan yhtiön omistaman ajoneuvon ja ajoneuvoon liittyvät kulut jäävät yhtiön vastuulle. Vuokrasopimuksen kohdalla on hinta määriteltävä markkinahinnan mukaisesti, muussa tapauksessa olisi kyseessä taas erityisetu. Jos vuokra maksetaan omistajalle/työntekijälle, on vuokrasummasta pidätettävä tulovero ja ilmoitettava se veroilmoituksessa.
Työnantajan henkilöauton käyttämisen erityisedun hinta määritellään ajopäiväkirjasta yksityisten ajojen pohjalta. Erityisedun hinta määritellään ajoneuvon käyttöiän ja moottorin tilavuuden pohjalta joko 0.2 €/km (yli 5-vuotias ajoneuvo, moottorin tilavuus max 2 l) tai 0.3 €/km (muut tapaukset). Erityisedun maksimihinta on 256 euroa. Jos esimerkiksi kuukauden sisällä tulee yksityisiä ajoja 200 km verran ja erityisedun määränä on 0.3 €/km, on erikoisedun hintana 60 euroa. Työntekijä joko maksaa tämän summan työnantajalle ja erityisetua ei synny tai 60 eurolta maksetaan erityisedulta perittävät verot (39.75 euroa). Jos ajopäiväkirjaa ei pidetä, on kuukausittain maksettava erityisedulta perittävät verot 169.60 euroa jokaista ajoneuvoa kohtaan kuukauden 10. päivään mennessä (TSD-lomakkeen liite 4). Jos yritys ei halua maksaa yhtiön henkilöauton käytöstä minkäänlaisia veroa, on vaadittaessa voitava verohallinnolle todistaa, että tällä ajoneuvolla ei ole yksityisiä ajoja tehty. Todisteena ovat yleisesti ottaen ajopäiväkirja, auton käytöstä annetut säännöt jne. Riippuen siitä, käytetäänkö ajoneuvoa liiketoiminnan puitteissa 100 % tai ajetaanko sillä myös yksityisiä ajoja, on otettava huomioon mahdollisen ostoihin liittyvän arvonlisäveron rajoitukset, jotka astuivat voimaan 1. joulukuuta 2014, mutta henkilöautot ja arvonlisävero ovat jo aivan erillinen aiheensa, jota tässä artikkelissa ei käsitellä.
Ajopäiväkirjan pitämiseen on useita vaihtoehtoja, mutta se on ajopäiväkirjan pitäjälle usein ylimääräiseksi pidettävä velvollisuus. Helpoin tapa ajopäiväkirjan pitämiseen on sähköinen ajopäiväkirja, joka perustuu GPS-laitteen tietoihin ja jossa käyttäjän ei tarvitse itse paljon mitään tehdä. GPS-järjestelmiä tarjoaa markkinoilla useampi toimija (mm. GSMauto, Navirec).
Ilman GPS-laitetta toimii kotimainen matkapuhelinsovellus Sõidupäevik (Ajopäiväkirja).
Androidiin: Linkki
Applen älylaitteeseen: Linkki
Ajopäiväkirja voidaan aina laatia myös Excel-taulukkona (pohjan voi pyytää meiltä) tai tehdä käsin muistiinpanoja. Päiväkirjaa voi pitää myös verkossa, käyttämällä siihen sovellusta osoitteessa http://www.autopaevik.ee/. Luettelo ei ole lopullinen. Jokaisella yrityksellä, joka käyttää liiketoiminnassaan henkilöautoja, on velvollisuus ajopäiväkirjan pitämiseen, joten kannattaisi pohtia ja päättää, miten ajopäiväkirjan pitäminen hoituu, jotta asia olisi hoidettu ja käyttäjän kannalta mahdollisimman helppo.