Для использования легкового автомобиля в предпринимательстве существует две возможности:

(1) приобрести, арендовать или взять в лизинг автомобиль на имя коммерческого объединения или

(2) использовать личный легковой автомобиль на благо коммерческого объединения. В зависимости от совершенного выбора отличается учет налогов и затрат, однако обязательство ведения дневника поездок в общем порядке в обоих случаях является обязательным. Ссылки относительно дневника поездок имеются в конце статьи.

Исходя из постановления, в качестве личного легкового автомобиля или моторного транспортного средства рассматривается находящийся в пользовании чиновника, работника и юридического лица члена управляющего или контрольного органа легковой автомобиль или моторное транспортное средство, которое не находится в собственности или владении работодателя. Бухгалтеру необходимо представить письменное решение/приказ о компенсации использования личного легкового автомобиля. Данное решение содержит информацию о лице, получающем компенсацию (имя; размер компенсации; период, в течение которого компенсируются расходы на поездки). К решению добавляется копия документа, подтверждающего право на пользование легковым автомобилем. На основании предоставленных данных и реальных выплат обязательство декларирования раз в год на форме INF14 со сроком 1 февраля.

В случае личного легкового автомобиля компенсируются совершенные для нужд предпринимательства поездки на основании дневника поездок (в виде базы до 0.3 €/км). Без обложения налогами можно компенсировать до 335 евро на одного работодателя. По окончании каждого месяца бухгалтеру необходимо представить дневник поездок, в котором указаны следующие данные: имя использовавшего легковой автомобиль лица, регистрационный номер легкового автомобиля, начальные и конечные показания одометра каждой рабочей поездки, дата и цель поездки (по возможности наиболее точно, не достаточно пояснения «деловая поездка»).

В случае личного легкового автомобиля следует учитывать, что выплачиваемая компенсация покрывает все расходы (топливо, ремонт и т.д.). Кроме того, необходимо продумать, является ли компенсация достаточной для того, чтобы покрыть все рабочие поездки одного месяца без обложения налогов. Если компенсация выплачивается в размере более 335 евро в месяц, то с выплаченной суммы переплаты необходимо уплатить налоги за особенные льготы (декларируются каждый месяц приложение 4 формы декларации TSD). Если за один месяц поездок будет больше, то в следующем месяце невозможно провести их переучет, поскольку учет ведется на основании месяца. Таким образом – если по рабочим делам необходимо каждую неделю один раз ездить из Таллинна в Тарту и обратно (370 км x 4 = 1480 км), то размер выплачиваемой компенсации в случае максимальной ставки составляет 444 евро, превышая границу необлагаемой налогом суммы на 109 евро. Эти 109 евро необходимо также внести в декларации о подоходном и социальном налоге и уплатить с них налоги за специальные льготы – подоходный и социальный налоги (налоговое обязательство в отношении 109 евро составляет 72.21 евро, к 10-му числу месяца). В этом случае уже стоит взвесить оформление внутригосударственной командировки (если это возможно по трудовому договору), в случае чего расходы компенсируются на основании расходных документов.

Помимо использования личного легкового автомобиля возможно также купить, взять в лизинг или арендовать автомобиль для предприятия. В таком случае все связанные с автомобилем расходы несет предприятие. Важно помнить, что и в случае автомобиля работодателя необходимо вести дневник поездок, структура которого схожа с использованием дневника поездок личного легкового автомобиля, однако необходимо различать рабочие и личные поездки. Содержание личных поездок указывать не нужно. Следует учитывать, что поездки, совершенные с частными целями, должен покрывать работодатель, либо работодатель должен уплачивать с них налоги за специальные льготы. Дневник поездок необходимо представлять бухгалтеру в начале каждого нового месяца.

Владелец/работник коммерческого объединения может предоставлять свой личный легковой автомобиль в распоряжение предприятия на основании пользовладения или договора аренды (бесплатно или за плату), однако это не освобождает от ведения дневника поездок. В таком случае автомобиль рассматривается как легковой автомобиль предприятия, и связанные с автомобилем расходы несет предприятие. В случае договора аренды цена должна соответствовать рыночной цене, в противном случае речь снова идет о специальной льготе. При оплате аренды владельцу/работнику необходимо удержать налог с оборота с суммы аренды и задекларировать её.

Стоимость специальной льготы использования легкового автомобиля работодателя высчитывается на основании частных поездок дневника поездок. В зависимости от возраста автомобиля и объема двигателя при расчете стоимости специальной льготы основанием является 0.2 €/км (автомобиль старше 5 лет и объем двигателя более 2 л) или 0.3 €/км (прочие случаи). Максимальная стоимость специальной льготы составляет 256 евро. Например, если в месяц совершается личных поездок на 200 км и ставка специальной льготы составляет 0.3 €/км, стоимость специальной льготы будет составлять 60 евро. Эту сумму работник уплачивает работодателю и специальной льготы не возникает либо с 60 евро оплачиваются налоги за специальную льготу (39.75 евро). Если дневник поездок не ведется, каждый месяц следует уплачивать налоги со специальных льгот в размере 169.60 евро за каждый легковой автомобиль к 10-му числу (приложение 4 декларации TSD). Если Вы совсем не желаете платить налоги за использование легкового автомобиля предприятия, то при необходимости нужно быть готовым доказать Налоговому департаменту, что на данном автомобиле вообще не совершаются личные поездки. Как правило, доказательством является дневник поездок, порядок хранения автомобиля и т.д. В зависимости от того, используется ли легковой автомобиль на 100% в предпринимательстве или на нем совершаются также личные поездки, следует учитывать возможное ограничение отчисления входного налога с оборота, которое вступило в силу с 1 декабря 2014 года, однако легковые автомобили и налог с оборота – это уже отдельная тема, которая в данной статье не отражается.

Для ведения дневника поездок существует множество вариантов, однако зачастую для лица, ведущего дневник поездок это оказывается надоедливым обязательством. Самый простой вариант – это электронный дневник поездок, которые базируется на GPS-оборудовании, и в случае которого ничего не надо делать самому. На рынке существует множество поставщиков решений GPS (например, GSMauto, Navirec).

Без GPS есть и местное мобильное приложение Дневник поездок (Sõidupäevik)

Для Android: ссылка

Для смарт-оборудования Apple: Ссылка

Всегда есть возможность вести дневник поездок в таблице Excel (форму можно попросить у нас) или вручную в блокноте. Также можно делать это и на веб-основе, например, используя для этого http://www.autopaevik.ee/. Данный список не является исчерпывающим. Каждому предприятию, которое с своей коммерческой деятельности использует легковые автомобили и обязано вести дневник поездок, следует обдумать и решить, как будет организовано ведение дневника поездок, чтобы оно было отрегулировано и наиболее удобно для пользователя.